Wybór i zakup elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (klasa ECM) to tylko pierwszy krok na drodze do tworzenia elektronicznego zarządzania dokumentami w organizacji. Zanim system zadziała i naprawdę zacznie przynosić efekty, proces wdrażania musi zostać zakończony.

Prace przygotowawcze

Najczęściej tylko używanie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami bez zmiany procesów biznesowych nie pozwala osiągnąć pożądanych rezultatów. Aby uzyskać namacalny efekt, konieczne jest przeprowadzenie szeregu prac przygotowawczych. Doradztwo biznesowe jest częścią wdrożenia na pełną skalę, która obejmuje badania i analizy modelu „jak jest”, optymalizację i rozwój modelu „jak będzie», model rozwoju rozwiązań projektowych, propozycje wykorzystania innowacji technicznych i organizacyjnych w oparciu domen i funkcji biznesowych konkretnego klienta.

Doradztwo biznesowe zapewnia możliwość uzyskania bardziej namacalnego efektu wprowadzenia kosztem spójności pomiędzy celami projektu i celami strategicznymi, celami biznesowymi klienta i ich wskaźnikami, nie tylko pod względem konieczności uzyskania lokalnej poprawy i wygody dla konsumenta. Doradztwo nie odbywa się w odosobnieniu, ale uzupełnia proces wdrażania systemu informatycznego. Decyzje projektowe są mocowane w systemie przepisów technicznych i organizacyjnych, w opracowanych regulaminach rozwiniętych, sprawdzają się w praktyce, stają się integralną częścią bieżącej działalności przedsiębiorstw.

Technologia wdrażania

W oparciu o rozległe doświadczenie naszej firmy w zakresie wdrażania elektronicznych systemów zarządzania dokumentami ECM, opracowaliśmy i rozwijamy naszą własną technologię wdrażania, której elementami są:

• Biblioteka typowych rozwiązań projektowych

  Duża biblioteka opracowań naszej firmy obejmuje rozwiązania biznesowe dla niemal wszystkich obszarów i wiele różnorodnych opcji wdrażania

• Statut projektu

  Jasna organizacja zarządzania projektem zgodnie z założeniami projektu

• BPMN

  Modelowanie procesów biznesowych za pomocą najnowocześniejszego zapisu BPMN

• Szkolenie

  Przeprowadzanie szkoleń użytkowników na temat gotowych kursów z następującą certyfikacją ekspertów

• Obliczony efekt

  Obliczanie efektywności na podstawie wyników wdrożenia i definicji KPI

• Inne opcje

  Inne opcje, usługi i rozwiązania

Opcje wdrażania

Technologia zapewnia kilka opcji organizacji realizacji: od samodzielnej pracy przez klienta na podstawie rekomendacji metodycznych do wdrożenia "pod klucz" przez specjalistów naszej firmy.

Wyniki

W rezultacie klient otrzymuje pełnoprawny elektroniczny system zarządzania dokumentami, w którym:

• Obieg pracy bez papieru

  Praca z dokumentami i ich koordynacja w ramach organizacji odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej z wykorzystaniem EPC

• Automatyzacja kierownictwa

  Najwyższe kierownictwo pracuje z dokumentami w systemie

• Przezroczyste wykonanie

  Kontrola dyscypliny wykonawczej odbywa się na podstawie danych z systemu

• Maksymalny zasięg

  System wykorzystuje wszystkie jednostki strukturalne, w tym pracowników wszystkich poziomów

• Scentralizowane przechowywanie

  Utworzono wspólne repozytorium dokumentów elektronicznych i wiedzy korporacyjnej, z którą wszyscy pracownicy pracują zgodnie ze swoimi upoważnieniami.